- Là nền tảng Microsoft SharePoint, giúp cho doanh nghiệp có thể cộng tác làm việc trên nền tảng web. Được Microsoft cho ra đời lần với mục đích chủ yếu là để lưu trữ và quản lý mọi tài liệu của doanh nghiệp, nhưng SharePoint ngày càng được phát triển để sử dụng một cách linh hoạt trong việc giao tiếp và nâng cao hiệu quả cộng tác.
- Sử dụng SharePoint, người dùng có thể tạo các trang web nội bộ, hoạt động giống như bất kỳ một trang web nào khác, dành cho đội nhóm hoặc quy mô toàn công ty với tính bảo mật cực kỳ cao. Dựa vào các trang web này, các thành viên trong tổ chức có thể truy cập, chia sẻ và chỉnh sửa các tài liệu một cách dễ dàng.
Công dụng của Sharepoint dùng để làm gì?
- Quản lý dữ liệu
- Sử dụng SharePoint để quản lý tài liệu giúp người dùng xử lý hiệu quả các tài liệu Word, Excel, PowerPoint và OneNote. Người dùng có thể dễ dàng tạo các thư mục để sắp xếp và lưu trữ tài liệu trong các ứng dụng tương tác với khách hàng như Dynamics 365 Sales, Marketing, Field Service, Customer Service, và Project Service Automation.
- Việc tích hợp liền mạch với SharePoint đảm bảo lưu trữ và quản lý tài liệu hiệu quả. Các tính năng như đồng tác giả theo thời gian thực, chia sẻ tài liệu an toàn và kiểm soát phiên bản làm nổi bật khả năng của SharePoint trong việc thúc đẩy môi trường làm việc cộng tác.
- Xây dựng trang web nội bộ
- Việc thiết lập các trang web nội bộ trong SharePoint là một công cụ mạnh mẽ để phổ biến tin tức, cập nhật và liên lạc nội bộ, đồng thời bồi dưỡng lực lượng lao động có đầy đủ thông tin và gắn kết. Các tổ chức có thể truyền đạt hiệu quả các thông báo quan trọng, chia sẻ thông tin cập nhật của công ty và thúc đẩy cho các cuộc thảo luận nội bộ một cách hiệu quả bằng cách tạo các cổng thông tin nội bộ chuyên dụng.
- Không chỉ thúc đẩy tính minh bạch mà còn nâng cao tinh thần của nhân viên và tăng cường sự hợp tác tổng thể trong tổ chức. Các trang web nội bộ có thể đóng vai trò là trung tâm tập trung để nhân viên truy cập thông tin cần thiết, duy trì kết nối với đồng nghiệp và cập nhật tin tức của công ty, cuối cùng là tạo ra lực lượng lao động có hiểu biết và gắn kết hơn.
- Tự động hóa quy trình làm việc
- Microsoft Power Automate cho phép các tổ chức tự động hóa quy trình công việc và loại bỏ các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại. Việc tích hợp Power Automate với SharePoint giúp doanh nghiệp tạo ra các quy trình công việc tự động hóa liền mạch trên nhiều ứng dụng, bao gồm Microsoft 365 và các giải pháp của bên thứ ba. Điều này làm cho Power Automate trở thành một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa quy trình, hợp lý hóa các tác vụ tẻ nhạt, tự động hóa các quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Quản trị dự án
- Sử dụng SharePoint để phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và cải thiện quản lý dự án giúp nâng cao sự hợp tác trong nhóm và đảm bảo kết quả thành công. SharePoint cho phép tạo các trang web chuyên biệt cho từng dự án, có thể tập trung lưu trữ tài liệu, quản lý lịch trình và đăng tải thông báo. Những trang web này trở thành trung tâm thông tin, giúp tất cả các thành viên trong nhóm dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin quan trọng về dự án.
Vai trò của SharePoint
SharePoint không chỉ là một nơi để lưu trữ file. Nó cung cấp các tính năng mạnh mẽ để giúp BA tạo, quản lý, và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả:
- Quản lý tài liệu tập trung: SharePoint cho phép BA tạo các thư viện tài liệu (document libraries) để lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến dự án, từ tài liệu yêu cầu (BRD, FRD), biên bản cuộc họp, đến các báo cáo phân tích. Điều này tạo ra một “nguồn thông tin duy nhất” (single source of truth), giúp mọi người trong nhóm dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin.
- Kiểm soát phiên bản (Versioning): Một trong những tính năng quan trọng nhất của SharePoint là khả năng tự động lưu trữ các phiên bản cũ của tài liệu. Điều này cho phép BA và các thành viên trong nhóm dễ dàng khôi phục lại các phiên bản trước đó nếu cần, tránh mất mát dữ liệu hoặc các thay đổi không mong muốn.
- Quyền truy cập và bảo mật: SharePoint cung cấp các tùy chọn bảo mật mạnh mẽ, cho phép BA quản lý quyền truy cập một cách chi tiết. Bạn có thể giới hạn ai được xem, chỉnh sửa, hoặc xóa một tài liệu cụ thể, đảm bảo rằng các thông tin nhạy cảm được bảo vệ an toàn.
- Tích hợp với Microsoft 365: Vì là một phần của hệ sinh thái Microsoft, SharePoint tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác như Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Người dùng có thể đồng chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên SharePoint, gửi email thông báo về các thay đổi, và thậm chí là tự động hóa quy trình với Power Automate.
- Workflow tự động: BA có thể tạo các quy trình phê duyệt (approval workflows) tự động trên SharePoint. Ví dụ, sau khi BA hoàn thành một tài liệu yêu cầu, hệ thống có thể tự động gửi thông báo đến người quản lý để xem xét và phê duyệt.
Ưu điểm của cơ sở kiến thức SharePoint
- Sử dụng một hệ thống duy nhất: Vì SharePoint tích hợp với Microsoft Office, bạn có lợi thế sử dụng một hệ thống duy nhất cho nhiều công cụ hơn. Nhân viên sẽ không phải nhớ sử dụng một nền tảng mới và bộ phận CNTT sẽ không phải lo lắng về việc kiểm tra nhà cung cấp mới.
- An toàn và đáng tin cậy: Microsoft là nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp đáng tin cậy trên toàn cầu, vì vậy bạn không phải lo lắng về những vấn đề như bảo vệ dữ liệu, tấn công mạng hay công ty phá sản. Đây là một thương hiệu sẽ không biến mất trong tương lai gần.
- SharePoint như một wiki kiến thức: SharePoint phù hợp nhất để trở thành công cụ nội bộ, cộng tác và kiểm soát phiên bản cho chiến lược Quản lý tài liệu của bạn.
- Giúp lưu trữ thông tin công ty của ở một nơi, có thể truy cập được trong một nhóm lớn, phân tán, và cho phép mọi người làm việc cùng nhau tốt hơn. Nó có thể được so sánh với Google Drive theo cách này – lưu trữ tài liệu trên đám mây cho các nhóm.
- Cơ sở tri thức nội bộ có nhiều khả năng sẽ là một wiki, nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể thêm nội dung và truy cập Hệ thống Quản lý Nội dung. Việc có một vài quản trị viên tập trung đăng tải nội dung sẽ hạn chế quy trình làm việc cộng tác này, vì vậy SharePoint là lựa chọn lý tưởng trong trường hợp này.
- Trước khi bắt đầu, quản trị viên SharePoint của bạn phải thiết lập trang Wiki Pages. Sẽ có một CMS mà nhân viên có thể sử dụng để đăng văn bản, hình ảnh và video lên các trang nội dung. Cũng có thể định dạng nội dung và cho phép tìm kiếm siêu dữ liệu.
Nhược điểm của Sharepoint
- Nội dung không được lập chỉ mục
- Khi không có đủ nguồn lực để thiết lập một Trang Wiki phức tạp.
- Nếu tài liệu của được lưu trữ trong cơ sở kiến thức Sharepoint ở nhiều định dạng khác nhau như bảng tính Excel, PowerPoint, tài liệu Word và PDF, thì chúng sẽ không thể lập chỉ mục được.
- Các truy vấn tìm kiếm sẽ khó khăn, sẽ không thể dễ dàng duyệt nội dung hoặc cuối cùng tìm thấy những gì cần tìm kiếm.
- Ngay cả khi tạo một trang Wiki, chỉ có siêu dữ liệu được gắn thẻ và lập chỉ mục – so với nội dung thực tế của bài viết trong cơ sở kiến thức thông thường. Điều này càng hạn chế khả năng tìm kiếm.
- Không có kiến trúc thông tin
- Việc tạo Wiki trong SharePoint vẫn có nghĩa là sẽ không có sự giám sát nào đối với Kiến trúc thông tin ngoài quá trình thiết lập ban đầu.
- Người dùng sẽ bị choáng ngợp bởi khối lượng thông tin khổng lồ, không có cấu trúc, được trình bày theo cách khá cơ bản. Bạn thậm chí còn không thể phân loại nội dung của mình trong SharePoint.
- Có quá nhiều nội dung, đặc biệt là nội dung không có cấu trúc , có nghĩa là kho kiến thức của bạn sẽ vô dụng.
- Số lượng người dùng bị hạn chế
- Cơ sở tri thức công khai cần không giới hạn người dùng, thường là khách hàng, để dễ mở rộng và tiết kiệm chi phí. Yêu cầu đăng nhập sẽ hạn chế khả năng phát triển, trong khi SharePoint công khai lại không hỗ trợ quy trình phê duyệt và lập lịch.
- Thiếu kiểm soát phiên bản
- Nếu cần kiểm soát phiên bản, quyền xuất bản hoặc lập lịch, cộng tác trong SharePoint, điều đó là không thể.
- Nếu không có quy trình biên tập phù hợp, điều này sẽ cản trở năng suất của nhóm.
- Không thể sử dụng ngay khi xuất xưởng
- SharePoint thực chất không phải là phần mềm cơ sở tri thức , vì vậy cần xây dựng nó bằng tính năng Wiki Pages hoặc sử dụng phần mềm cơ sở tri thức của bên thứ ba khác được triển khai trên SharePoint. Điều này làm mất đi lợi thế của việc sử dụng Microsoft vì đã giới thiệu một nhà cung cấp khác.
- Tính năng trực tuyến hạn chế
- SharePoint Online (phiên bản SaaS của SharePoint thay vì phiên bản cài đặt tại chỗ) cũng có ít tính năng hơn so với phiên bản dành cho máy tính để bàn. Có thể không thực hiện được mọi thứ trên trình duyệt web, làm hạn chế tính linh hoạt của quy trình lặp lại.
- Giá doanh nghiệp
- SharePoint hướng đến doanh nghiệp, và mức giá dành cho doanh nghiệp có thể là rào cản gia nhập đối với các công ty nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp. Sẽ phải trả phí cho mỗi người dùng SharePoint, trong khi cơ sở tri thức thường có số lượng “quản trị viên” hạn chế.
- Trong SharePoint, quản trị viên cũng là “người dùng” , trong khi cơ sở kiến thức còn có người dùng không phải quản trị viên, tức là “khách hàng”. Điều này là không thể trong SharePoint – nếu không có sự trợ giúp của nhà phát triển, không thể tạo một trang Wiki Pages công khai.
- Kiến thức so với hành động
- Cơ sở tri thức không chỉ để lưu giữ thông tin mà phải giúp người dùng hoàn thành nhiệm vụ và giải quyết vấn đề, dựa trên nhu cầu thực tế được xác định qua khảo sát, dữ liệu và hành trình khách hàng. Nội dung cần có kiến trúc thông tin rõ ràng, dễ hiểu cho khách hàng bên ngoài. SharePoint dạng wiki dễ dẫn đến thiếu trách nhiệm bảo trì. Do khối lượng dữ liệu lớn, doanh nghiệp đang ưu tiên nền tảng quản lý tài liệu linh hoạt, tùy chỉnh và có thể chia sẻ cho khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, cùng các bên liên quan.
Bài viết khác
Gitbook
Là một nền tảng chuyên biệt được thiết kế để tạo và quản lý tài liệu một cách hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các đội ngũ phát triển phần mềm và dự án công nghệ. Nó kết hợp sức mạnh của hệ thống quản lý phiên bản Git với một giao diện […]
Confluence
Là việc sử dụng nền tảng Confluence (của Atlassian) để tạo, lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu dự án theo dạng wiki nội bộ, được dùng như một hub tài liệu tập trung để tất cả thành viên và stakeholders có thể truy cập, cập nhật và cộng tác trong suốt vòng […]
Notion
Là một ứng dụng quản lý công việc đa năng, hỗ trợ người dùng trong việc ghi chú, theo dõi nhiệm vụ, quản lý dự án, xây dựng wiki và lưu trữ cơ sở dữ liệu trong cùng một nền tảng. Là một ứng dụng viết ghi chú, nhưng nếu biết cách sử dụng, người […]
Stakeholder Management
Hay còn gọi là Quản lý các bên liên quan, là một quá trình chiến lược và có hệ thống nhằm xác định, phân tích, lập kế hoạch và thực hiện các hành động để tương tác hiệu quả với các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi […]
Wireframing & Prototyping
Wireframing Là quá trình tạo ra bản phác thảo khung xương (blueprint) của giao diện người dùng (UI) để mô tả bố cục, vị trí các thành phần, và cách luồng thông tin được trình bày trên màn hình trước khi sản phẩm thực tế được phát triển. Là một trong những công cụ […]
Process Modeling
Còn được gọi là Mô hình hóa quy trình, là quá trình phân tích, mô tả và biểu diễn trực quan một quy trình nghiệp vụ bằng các ký hiệu, sơ đồ hoặc mô hình, để mọi người dễ hiểu, dễ trao đổi và cải thiện. Trong Business Analysis, Process Modeling giúp BA và […]
Khoá học lập trình game con rắn cho trẻ em 
