Process Modeling

Còn được gọi là Mô hình hóa quy trình, là quá trình phân tích, mô tả và biểu diễn trực quan một quy trình nghiệp vụ bằng các ký hiệu, sơ đồ hoặc mô hình, để mọi người dễ hiểu, dễ trao đổi và cải thiện.

Trong Business Analysis, Process Modeling giúp BA và các bên liên quan:

• Hiểu hiện trạng (As-Is process)
• Thiết kế quy trình mới (To-Be process)
• Tìm điểm nghẽn, lãng phí, cơ hội tối ưu.

Các thành phần chính của Process Modeling

Khi mô hình hóa một quy trình, chúng ta thường tập trung vào các yếu tố sau:

• Các hoạt động (Activities): Các bước công việc cần thực hiện để hoàn thành quy trình.
• Các sự kiện (Events): Các điểm bắt đầu, điểm kết thúc hoặc các sự kiện trung gian tác động đến quy trình.
• Điểm quyết định (Decision Points): Những nơi mà quy trình có thể rẽ nhánh dựa trên một điều kiện nhất định (ví dụ: “Đơn hàng đã được duyệt?” – Có/Không).
• Dòng chảy (Flows): Các mũi tên chỉ ra thứ tự và luồng di chuyển của công việc giữa các hoạt động.
• Người tham gia (Participants): Các cá nhân, vai trò hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện từng hoạt động.
• Đầu vào và Đầu ra (Inputs & Outputs): Các thông tin, tài liệu cần thiết để bắt đầu một hoạt động và kết quả đầu ra của hoạt động đó.

Mục đích của Process Modeling

• Làm rõ và chuẩn hóa: Giúp mọi người có cái nhìn thống nhất về cách thức một quy trình hoạt động, loại bỏ sự mơ hồ.
• Phát hiện điểm nghẽn và lãng phí: Sơ đồ quy trình giúp dễ dàng nhận ra các bước không cần thiết, sự chồng chéo công việc, hoặc các điểm tắc nghẽn làm chậm tiến độ.
• Tạo cơ sở để cải tiến: Sau khi phân tích, các mô hình quy trình hiện tại (As-Is Process) có thể được cải thiện để tạo ra các mô hình quy trình tối ưu hơn (To-Be Process).
• Hỗ trợ đào tạo và tự động hóa: Các mô hình quy trình là tài liệu hữu ích để đào tạo nhân viên mới và làm cơ sở cho việc triển khai các giải pháp tự động hóa.

Các loại Process Model phổ biến

• Flowchart (Sơ đồ dòng chảy): Các bước và hướng đi của quy trình.
• BPMN (Business Process Model and Notation): Chuẩn quốc tế để mô tả quy trình nghiệp vụ chi tiết, hỗ trợ cả điều kiện, sự kiện, vai trò.
• Value Stream Mapping: Nhấn mạnh luồng tạo giá trị và thời gian thực hiện.
• Swimlane Diagram: Quy trình theo từng phòng ban hoặc vai trò (mỗi lane là một bên).
• State Diagram: Mô tả các trạng thái của một đối tượng trong quy trình.
• Data Flow Diagram (DFD): Tập trung vào luồng dữ liệu giữa các bước/hệ thống.
• EPC (Event-driven Process Chain): Một phương pháp mô hình hóa quy trình dựa trên các sự kiện, thường được sử dụng trong các hệ thống SAP.

Một trong những công cụ phổ biến nhất để mô hình hóa quy trình là BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN cung cấp một bộ ký hiệu chuẩn, được chấp nhận rộng rãi, giúp các BA tạo ra các sơ đồ quy trình chuyên nghiệp và dễ hiểu.

Tầm quan trọng của Process Modeling

Process Modeling đóng vai trò quan trọng trong công việc của một Business Analyst:

• Hiểu biết rõ ràng: Giúp Business Analyst và các bên liên quan có một cái nhìn tổng quan và chi tiết về quy trình hiện tại (As-Is) và quy trình mong muốn (To-Be).
• Phân tích và cải tiến: Cho phép Business Analyst dễ dàng xác định các điểm tắc nghẽn, các bước không hiệu quả hoặc các cơ hội để tự động hóa, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện.
• Giao tiếp hiệu quả: Cung cấp một ngôn ngữ trực quan và chung để trao đổi giữa các nhóm kinh doanh, công nghệ và các bên liên quan khác, giảm thiểu hiểu lầm.
• Tài liệu hóa: Các sơ đồ quy trình được tạo ra trở thành một phần quan trọng của tài liệu dự án, giúp ghi lại và lưu trữ kiến thức về quy trình kinh doanh.

Bài viết khác

Gitbook

   Là một nền tảng chuyên biệt được thiết kế để tạo và quản lý tài liệu một cách hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các đội ngũ phát triển phần mềm và dự án công nghệ. Nó kết hợp sức mạnh của hệ thống quản lý phiên bản Git với một giao diện […]

Đọc thêm

SharePoint

  Là nền tảng Microsoft SharePoint, giúp cho doanh nghiệp có thể cộng tác làm việc trên nền tảng web. Được Microsoft cho ra đời lần với mục đích chủ yếu là để lưu trữ và quản lý mọi tài liệu của doanh nghiệp, nhưng SharePoint ngày càng được phát triển để sử dụng một […]

Đọc thêm

Confluence

Là việc sử dụng nền tảng Confluence (của Atlassian) để tạo, lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu dự án theo dạng wiki nội bộ, được dùng như một hub tài liệu tập trung để tất cả thành viên và stakeholders có thể truy cập, cập nhật và cộng tác trong suốt vòng […]

Đọc thêm

Notion

Là một ứng dụng quản lý công việc đa năng, hỗ trợ người dùng trong việc ghi chú, theo dõi nhiệm vụ, quản lý dự án, xây dựng wiki và lưu trữ cơ sở dữ liệu trong cùng một nền tảng. Là một ứng dụng viết ghi chú, nhưng nếu biết cách sử dụng, người […]

Đọc thêm

Stakeholder Management

Hay còn gọi là Quản lý các bên liên quan, là một quá trình chiến lược và có hệ thống nhằm xác định, phân tích, lập kế hoạch và thực hiện các hành động để tương tác hiệu quả với các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi […]

Đọc thêm

Wireframing & Prototyping

Wireframing    Là quá trình tạo ra bản phác thảo khung xương (blueprint) của giao diện người dùng (UI) để mô tả bố cục, vị trí các thành phần, và cách luồng thông tin được trình bày trên màn hình trước khi sản phẩm thực tế được phát triển. Là một trong những công cụ […]

Đọc thêm