Kanban

• Trong Agile là một phương pháp quản lý công việc trực quan giúp nhóm dễ dàng thấy tiến độ, phát hiện tắc nghẽn (bottleneck), và cải thiện quy trình làm việc theo cách liên tục (continuous delivery). Thay vì tập trung vào các chu kỳ lặp cố định như Scrum, Kanban chú trọng vào việc trực quan hóa công việc và đảm bảo luồng công việc diễn ra một cách trôi chảy nhất có thể.
• Khác với Scrum (làm việc theo Sprint), Kanban không cố định thời gian vòng lặp, mà tập trung vào dòng chảy công việc (workflow).

Bảng Kanban gồm những gì?

Một bảng Kanban cơ bản thường chia thành 3 cột, mỗi cột đại diện cho một trạng thái của công việc

• To Do – Công việc cần làm.
• In Progress – Công việc đang thực hiện.
• Done – Công việc đã hoàn thành.

Mỗi nhiệm vụ là một thẻ nhỏ (gọi là Kanban card) được dán vào các cột này. Khi một nhiệm vụ được thực hiện, thẻ đó sẽ di chuyển từ cột này sang cột khác, giúp mọi người trong nhóm dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc một cách trực quan.

Bốn nguyên tắc cốt lõi của Kanban

Kanban được xây dựng dựa trên bốn nguyên tắc chính để tối ưu hóa quy trình làm việc:

• Trực quan hóa công việc (Visualize the workflow): Đây là nguyên tắc quan trọng nhất. Bảng Kanban giúp mọi người nhìn thấy toàn bộ quy trình làm việc, từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành, từ đó dễ dàng xác định các điểm nghẽn.
• Giới hạn công việc đang thực hiện (Limit Work In Progress – WIP): Đây là nguyên tắc then chốt để tránh tình trạng quá tải. Nhóm đặt ra một giới hạn về số lượng công việc tối đa được phép tồn tại trong mỗi cột “Đang làm”. Khi một cột đã đầy, nhóm không được kéo thêm nhiệm vụ mới vào mà phải tập trung hoàn thành các công việc hiện có trước. Điều này giúp tăng hiệu suất và giảm thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
• Tập trung vào luồng công việc (Focus on flow): Kanban khuyến khích nhóm quản lý và cải thiện luồng di chuyển của các nhiệm vụ một cách liên tục. Mục tiêu là làm cho các thẻ công việc di chuyển qua bảng một cách nhanh chóng và mượt mà nhất.
• Cải tiến liên tục (Continuous improvement): Dựa trên dữ liệu trực quan và phản hồi từ luồng công việc, nhóm Kanban liên tục tìm cách để điều chỉnh và cải thiện quy trình của họ, loại bỏ các điểm lãng phí hoặc tắc nghẽn.

Lợi ích của Kanban

• Lập kế hoạch linh hoạt: Kanban không bị ràng buộc bởi các chu kỳ cố định như Sprint. Nhóm chỉ tập trung vào công việc đang làm và có thể nhanh chóng bắt đầu nhiệm vụ mới ngay khi có khả năng. Cho phép Product Owner linh hoạt thay đổi và sắp xếp lại ưu tiên công việc tồn đọng mà không làm gián đoạn nhóm, đảm bảo nhóm luôn mang lại giá trị cao nhất.
• Rút ngắn chu kỳ thời gian làm việc: Kanban giúp rút ngắn thời gian hoàn thành một nhiệm vụ từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Nhờ vào việc các thành viên trong nhóm hỗ trợ và bổ sung kỹ năng cho nhau, không có cá nhân nào trở thành điểm tắc nghẽn. Giúp tối ưu hóa luồng công việc và tăng tốc độ xử lý các tác vụ.
• Giảm thiểu tắc nghẽn: Nguyên tắc giới hạn số lượng công việc đang tiến hành (WIP) là cốt lõi của Kanban. Ngăn chặn tình trạng đa nhiệm và quá tải, buộc nhóm phải tập trung hoàn thành các công việc hiện tại. Bằng cách giảm tắc nghẽn, Kanban giúp quy trình làm việc trở nên trôi chảy và hiệu quả hơn.
• Số liệu trực quan: Kanban sử dụng các biểu đồ và báo cáo trực quan để theo dõi hiệu suất của nhóm. Dựa trên dữ liệu này, nhóm có thể dễ dàng phát hiện ra các điểm nghẽn trong quy trình và đưa ra các cải tiến liên tục để nâng cao năng suất.
• Chuyển giao liên tục: Kanban hỗ trợ rất tốt cho việc chuyển giao liên tục (Continuous Delivery). Với việc tập trung vào tối ưu hóa luồng công việc và rút ngắn thời gian chu kỳ, nhóm có thể thường xuyên đưa sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và ổn định, giúp tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Bài viết khác

Gitbook

   Là một nền tảng chuyên biệt được thiết kế để tạo và quản lý tài liệu một cách hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các đội ngũ phát triển phần mềm và dự án công nghệ. Nó kết hợp sức mạnh của hệ thống quản lý phiên bản Git với một giao diện […]

Đọc thêm

SharePoint

  Là nền tảng Microsoft SharePoint, giúp cho doanh nghiệp có thể cộng tác làm việc trên nền tảng web. Được Microsoft cho ra đời lần với mục đích chủ yếu là để lưu trữ và quản lý mọi tài liệu của doanh nghiệp, nhưng SharePoint ngày càng được phát triển để sử dụng một […]

Đọc thêm

Confluence

Là việc sử dụng nền tảng Confluence (của Atlassian) để tạo, lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu dự án theo dạng wiki nội bộ, được dùng như một hub tài liệu tập trung để tất cả thành viên và stakeholders có thể truy cập, cập nhật và cộng tác trong suốt vòng […]

Đọc thêm

Notion

Là một ứng dụng quản lý công việc đa năng, hỗ trợ người dùng trong việc ghi chú, theo dõi nhiệm vụ, quản lý dự án, xây dựng wiki và lưu trữ cơ sở dữ liệu trong cùng một nền tảng. Là một ứng dụng viết ghi chú, nhưng nếu biết cách sử dụng, người […]

Đọc thêm

Stakeholder Management

Hay còn gọi là Quản lý các bên liên quan, là một quá trình chiến lược và có hệ thống nhằm xác định, phân tích, lập kế hoạch và thực hiện các hành động để tương tác hiệu quả với các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi […]

Đọc thêm

Wireframing & Prototyping

Wireframing    Là quá trình tạo ra bản phác thảo khung xương (blueprint) của giao diện người dùng (UI) để mô tả bố cục, vị trí các thành phần, và cách luồng thông tin được trình bày trên màn hình trước khi sản phẩm thực tế được phát triển. Là một trong những công cụ […]

Đọc thêm