Documentation

Documentation (Tài liệu hóa) là quá trình ghi chép, tổng hợp và lưu trữ toàn bộ thông tin, yêu cầu, quyết định và quy trình của dự án dưới dạng văn bản (hoặc file điện tử) để tất cả các bên liên quan có thể hiểu, tham khảo và sử dụng trong suốt vòng đời dự án. Nó bao gồm từ mục tiêu ban đầu, yêu cầu, thiết kế kỹ thuật, mã nguồn, cho đến hướng dẫn sử dụng và các quy trình vận hành. 

Mục đích của Documentation trong Business Analyst

• Truyền đạt thông tin rõ ràng: Giúp tất cả stakeholders (khách hàng, dev, QA, PM,…) có cùng hiểu biết về yêu cầu và quy trình.
• Làm bằng chứng: Ghi lại các thỏa thuận, quyết định để tránh tranh cãi sau này.
• Quản lý thay đổi: Khi có thay đổi yêu cầu, dễ dàng so sánh với bản gốc để điều chỉnh.
• Hỗ trợ kiểm thử & triển khai: Cung cấp dữ liệu đầu vào cho đội QA, Dev, UAT.
• Chuyển giao kiến thức: Khi có thành viên mới tham gia dự án hoặc bảo trì sau triển khai.

Các loại Documentation phổ biến

• Tài liệu người dùng (User Documentation): Cung cấp hướng dẫn cho người dùng cuối về cách sử dụng sản phẩm hoặc hệ thống. Ví dụ: Hướng dẫn sử dụng (User Manual), Câu hỏi thường gặp (FAQs).
• Tài liệu kỹ thuật (Technical Documentation): Dành cho đội ngũ phát triển và bảo trì. Ghi lại cấu trúc, thiết kế, mã nguồn, và các API của hệ thống. Đây là tài liệu cốt lõi để các nhà phát triển hiểu và làm việc với sản phẩm.
• Tài liệu quy trình (Process Documentation): Mô tả các quy trình và luồng công việc được sử dụng trong dự án. Ví dụ: Quy trình Agile, Quy trình kiểm thử.
• Tài liệu nghiệp vụ (Business Documentation): Ghi lại các yêu cầu kinh doanh, mục tiêu và phạm vi của dự án. Ví dụ: Đặc tả yêu cầu nghiệp vụ (Business Requirements Specification – BRS).

Tầm quan trọng của Documentation

Documentation mang lại nhiều lợi ích thiết yếu cho một dự án:

• Giảm thiểu rủi ro: Tài liệu giúp đảm bảo mọi người trong dự án có cùng một sự hiểu biết. Là cơ sở để tham chiếu khi có sự hiểu lầm hoặc khi có thành viên mới tham gia.
• Tăng hiệu suất: Khi mọi thông tin đều được ghi chép rõ ràng, các thành viên không phải mất thời gian để hỏi lại, giúp họ làm việc hiệu quả hơn.
• Duy trì và phát triển dễ dàng: Tài liệu kỹ thuật chi tiết giúp đội ngũ bảo trì có thể dễ dàng sửa lỗi hoặc nâng cấp hệ thống sau này.
• Đào tạo hiệu quả: Tài liệu người dùng và quy trình giúp việc đào tạo các thành viên mới hoặc hướng dẫn khách hàng trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

Vai trò của tài liệu trong công việc của Business Analyst

• Truyền đạt yêu cầu: Tài liệu giúp BA truyền đạt rõ ràng các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan cho đội phát triển và các bộ phận khác.
• Đảm bảo sự rõ ràng và chính xác: Tài liệu giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có cùng một hiểu biết về các yêu cầu và mục tiêu của dự án.
• Hỗ trợ phát triển và kiểm thử: Tài liệu là cơ sở để các nhà phát triển và kiểm thử viên xây dựng và kiểm tra hệ thống.
• Quản lý thay đổi: Tài liệu giúp quản lý các thay đổi trong yêu cầu và đảm bảo rằng các thay đổi này được thực hiện một cách hiệu quả.
• Lưu trữ kiến thức: Tài liệu trở thành một kho lưu trữ kiến thức về dự án, giúp các bên liên quan có thể tham khảo và học hỏi.

Bài viết khác

Gitbook

   Là một nền tảng chuyên biệt được thiết kế để tạo và quản lý tài liệu một cách hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các đội ngũ phát triển phần mềm và dự án công nghệ. Nó kết hợp sức mạnh của hệ thống quản lý phiên bản Git với một giao diện […]

Đọc thêm

SharePoint

  Là nền tảng Microsoft SharePoint, giúp cho doanh nghiệp có thể cộng tác làm việc trên nền tảng web. Được Microsoft cho ra đời lần với mục đích chủ yếu là để lưu trữ và quản lý mọi tài liệu của doanh nghiệp, nhưng SharePoint ngày càng được phát triển để sử dụng một […]

Đọc thêm

Confluence

Là việc sử dụng nền tảng Confluence (của Atlassian) để tạo, lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu dự án theo dạng wiki nội bộ, được dùng như một hub tài liệu tập trung để tất cả thành viên và stakeholders có thể truy cập, cập nhật và cộng tác trong suốt vòng […]

Đọc thêm

Notion

Là một ứng dụng quản lý công việc đa năng, hỗ trợ người dùng trong việc ghi chú, theo dõi nhiệm vụ, quản lý dự án, xây dựng wiki và lưu trữ cơ sở dữ liệu trong cùng một nền tảng. Là một ứng dụng viết ghi chú, nhưng nếu biết cách sử dụng, người […]

Đọc thêm

Stakeholder Management

Hay còn gọi là Quản lý các bên liên quan, là một quá trình chiến lược và có hệ thống nhằm xác định, phân tích, lập kế hoạch và thực hiện các hành động để tương tác hiệu quả với các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi […]

Đọc thêm

Wireframing & Prototyping

Wireframing    Là quá trình tạo ra bản phác thảo khung xương (blueprint) của giao diện người dùng (UI) để mô tả bố cục, vị trí các thành phần, và cách luồng thông tin được trình bày trên màn hình trước khi sản phẩm thực tế được phát triển. Là một trong những công cụ […]

Đọc thêm