Notion

• Là một ứng dụng quản lý công việc đa năng, hỗ trợ người dùng trong việc ghi chú, theo dõi nhiệm vụ, quản lý dự án, xây dựng wiki và lưu trữ cơ sở dữ liệu trong cùng một nền tảng.

• Là một ứng dụng viết ghi chú, nhưng nếu biết cách sử dụng, người dùng có thể biến nó thành một không gian làm việc linh hoạt và có độ tùy chỉnh cao, phục vụ cho công việc của cá nhân lẫn tổ chức.

Các tính năng chính của Notion

• Ghi chú và lưu trữ tài liệu

• Notion nổi bật với khả năng ghi chú đa định dạng, cho phép người dùng tạo tài liệu văn bản, checklist, danh sách những việc cần làm, đồng thời sắp xếp ý tưởng theo một hệ thống phân cấp nhiều tầng.
• Cấu trúc quản lý ghi chú trong Notion được thiết kế giống với hệ thống lưu trữ tệp trên máy tính, cho phép tổ chức thông tin theo nhiều cấp độ. Người dùng có thể tạo thư mục lớn, sau đó thêm các thư mục nhỏ bên trong và tiếp tục phân chia sâu hơn nếu cần. Nhờ cấu trúc phân tầng này, Notion giúp việc quản lý, sắp xếp và tìm kiếm ghi chú trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết.
• Trình chỉnh sửa văn bản đa năng của Notion cho phép tùy chỉnh, tô sáng nội dung và nhúng các phương tiện như hình ảnh, video, hoặc tệp một cách linh hoạt. Hơn nữa, người dùng còn có thể để lại bình luận hoặc phản hồi trực tiếp trên tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả cộng tác trong quá trình làm việc nhóm.

• Tạo cơ sở dữ liệu và bảng tính

• Notion cho phép người dùng tạo cơ sở dữ liệu với đa dạng các thuộc tính và điều kiện để có thể tùy chỉnh, sắp xếp và theo dõi dữ liệu một cách linh hoạt. Với bảng tính, người dùng có thể thực hiện tính toán và sử dụng nhiều chức năng khác nhau như lọc, sắp xếp và áp dụng công thức, tương tự như Excel. Tính năng cơ sở dữ liệu đặc biệt hữu ích cho quản lý dự án, lập kế hoạch nội dung, theo dõi danh sách khách hàng hoặc hàng tồn kho.

• Quản lý kiến thức và Wiki

• Notion có khả năng liên kết trang và tạo wiki dễ dàng. Người dùng có thể xây dựng một cơ sở kiến thức bằng cách liên kết các trang liên quan, tạo ra một mạng lưới thông tin được kết nối chặt chẽ.
• Notion còn cho phép lồng các trang nhỏ bên trong các trang lớn hơn, giúp sắp xếp kiến thức theo cấu trúc phân cấp rõ ràng. Tính năng này lý tưởng để tạo wiki cá nhân, tài liệu nhóm, sổ tay bán hàng hoặc chia sẻ kiến thức trong môi trường cộng tác.

• Quản lý nhiệm vụ và dự án

• Notion giúp người dùng quản lý và theo dõi dự án thông qua các công cụ như danh sách nhiệm vụ, bảng Kanban và biểu đồ Gantt. Ứng dụng này còn cho phép thiết lập mối liên kết giữa các nhiệm vụ, đặt deadline, theo dõi tiến độ và cài đặt nhắc nhở để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng kế hoạch.
• Người dùng có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, cộng tác trực tiếp, thêm bình luận và đính kèm tệp liên quan đến từng nhiệm vụ. Với những tính năng này, Notion giúp xây dựng một môi trường cộng tác minh bạch và rõ ràng về trách nhiệm của mỗi người.

Ưu điểm của Notion

• Hỗ trợ cá nhân hóa không gian làm việc

• Ưu điểm nổi bật nhất của Notion chính là tạo điều kiện tối đa để người dùng có thể tự tùy chỉnh và sắp xếp bố cục trang làm việc theo sở thích và hành vi của họ. Người dùng có thể tạo bảng điều khiển cá nhân của mình với các công cụ như lịch, ghi chú cuộc họp, theo dõi mục tiêu và thói quen và nhiệm vụ hàng ngày,…
• Ngoài ra, Notion còn cung cấp thư viện template trang làm việc miễn phí với nhiều chủ đề và hình ảnh sinh động, giúp người dùng có thêm cảm hứng sáng tạo.

• Tích hợp linh hoạt với ứng dụng bên thứ ba

• Notion dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến như Google Drive, Dropbox, Slack và GitHub, giúp người dùng đồng bộ dữ liệu, chia sẻ tệp và cộng tác trên nhiều nền tảng. Tính năng này biến Notion thành một trung tâm quản lý và truy cập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp công việc trở nên hiệu quả và liền mạch hơn.

• Khả dụng trên nhiều nền tảng

• Notion hoạt động trên các nền tảng chính như web, macOS, Windows, iOS, và Android. Điều này cho phép người dùng dễ dàng truy cập và đồng bộ không gian làm việc của mình trên mọi thiết bị, đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Với giao diện đồng nhất và khả năng cộng tác theo thời gian thực, Notion mang đến trải nghiệm mượt mà dù làm việc trên máy tính hay thiết bị di động.

• Cung cấp đa kênh và tài liệu hướng dẫn toàn diện

• Notion hỗ trợ tài liệu hướng dẫn và đào tạo toàn diện từ kiến ​​thức cơ bản đến tính năng nâng cao, giúp người dùng làm quen và khai thác tối đa các tính năng. Ngoài ra, diễn đàn cộng đồng của Notion là nơi người dùng có thể đặt câu hỏi, trao đổi kinh nghiệm và nhận hỗ trợ từ những thành viên khác.

Nhược điểm của Notion

• Khó để xem Notion là một phần mềm quản lý nguồn lực và điều hành doanh nghiệp toàn diện, vì trước hết nó vẫn là nền tảng phục vụ chủ yếu cho mục đích ghi chú và quản lý lịch trình cá nhân. Điều này giới hạn ứng dụng của nó đối với các doanh nghiệp lớn hơn với bộ máy vận hành phức tạp hơn. 

• Cần nhiều thời gian để nắm vững cách sử dụng

• Nếu chỉ sử dụng Notion để ghi chú hàng ngày thì rất đơn giản. Tuy nhiên, để tối đa hóa khả năng hoặc lợi ích quản lý dự án của ứng dụng này, người dùng phải đầu tư nhiều thời gian để mày mò, đọc hướng dẫn và làm quen với toàn bộ giao diện. Có rất nhiều tính năng hoặc chức năng quan trọng ẩn, không được thể hiện hết ở giao diện.
• Với những người chỉ cần một công cụ ghi chú đơn giản, các ứng dụng như Microsoft OneNote, Evernote, hoặc Notes của Apple có thể hữu ích hơn nhờ giao diện tinh gọn và dễ sử dụng hơn.

• Trở ngại tiềm ẩn trong việc triển khai

• Những thách thức đi kèm với việc triển khai ứng dụng, nhất là khi Notion chưa hỗ trợ giao diện tiếng Việt. Do đó, khi doanh nghiệp quyết định triển khai ứng dụng này cho tổ chức của mình, phải phân bổ một lượng thời gian đáng kể cho việc đào tạo cách sử dụng một ứng dụng công nghệ hoàn toàn bằng tiếng Anh.

• Tính năng và chức năng chưa đủ chuyên sâu

• Là một công cụ đa năng nhưng chưa thực sự vượt trội ở bất kỳ khía cạnh cụ thể nào. Vì vậy, một nhược điểm đáng chú ý khác của Notion là thiếu chuyên môn hóa ngoài việc viết và sắp xếp ghi chú.
• Chẳng hạn như, Notion tích hợp các tính năng định dạng văn bản khá tốt, nhưng khả năng xử lý văn bản dài hoặc phức tạp thì không thể sánh được với Microsoft Word và Google Docs, vốn là những công cụ có tính năng kiểm tra chính tả, ngữ pháp và thiết kế định dạng phức tạp.
• Một ví dụ khác là trong hoạt động quản lý dự án. Notion thiếu các tính năng quản lý dự án chuyên biệt và hỗ trợ cho việc ra quyết định như: theo dõi thời gian và chi phí chi tiết, phân bổ nguồn lực theo khối lượng công việc, nhận diện và xử lý điểm nghẽn, báo cáo hiệu suất cá nhân và tập thể,… Do đó, ứng dụng này có thể gặp vấn đề khi quản lý nhiều dự án hoặc dự án có quy trình phức tạp như phát triển phần mềm, xây dựng, hay tổ chức sự kiện.
• Những hạn chế nêu trên cho thấy Notion không phải là công cụ làm việc “tất cả trong một” thực sự tối ưu. Ngay cả các “ông lớn” như Microsoft hay Google cũng không tập trung phát triển một phần mềm hợp nhất tất cả tính năng, mà thay vào đó, họ cung cấp các ứng dụng riêng lẻ để giải quyết chuyên sâu từng “bài toán” cụ thể trong vận hành.

• Lo ngại về bảo mật và quyền riêng tư

• Notion còn tồn tại hạn chế liên quan đến bảo mật và quyền riêng tư. Đối với người dùng cá nhân, vấn đề bảo mật có thể không quá quan trọng nếu dữ liệu chủ yếu liên quan đến các ghi chú hàng ngày. Tuy nhiên, với doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức yêu cầu mức độ bảo vệ cao để đảm bảo an toàn dữ liệu và tài sản trí tuệ, Notion có thể chưa đáp ứng tốt ở khía cạnh này.
• Notion không cung cấp mã hóa đầu cuối, nghĩa là dữ liệu như mật khẩu, tài liệu công việc, hồ sơ tài chính hoặc hợp đồng pháp lý không được bảo vệ hoàn toàn khỏi nguy cơ bị tin tặc hoặc bên thứ ba xâm nhập. Mặc dù Notion áp dụng biện pháp bảo mật cho dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải, họ vẫn nắm giữ khóa giải mã. Điều này đồng nghĩa với việc Notion có thể truy cập vào các tệp mà người dùng chia sẻ trong quá trình làm việc.

Bài viết khác

Gitbook

   Là một nền tảng chuyên biệt được thiết kế để tạo và quản lý tài liệu một cách hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các đội ngũ phát triển phần mềm và dự án công nghệ. Nó kết hợp sức mạnh của hệ thống quản lý phiên bản Git với một giao diện […]

Đọc thêm

SharePoint

  Là nền tảng Microsoft SharePoint, giúp cho doanh nghiệp có thể cộng tác làm việc trên nền tảng web. Được Microsoft cho ra đời lần với mục đích chủ yếu là để lưu trữ và quản lý mọi tài liệu của doanh nghiệp, nhưng SharePoint ngày càng được phát triển để sử dụng một […]

Đọc thêm

Confluence

Là việc sử dụng nền tảng Confluence (của Atlassian) để tạo, lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu dự án theo dạng wiki nội bộ, được dùng như một hub tài liệu tập trung để tất cả thành viên và stakeholders có thể truy cập, cập nhật và cộng tác trong suốt vòng […]

Đọc thêm

Stakeholder Management

Hay còn gọi là Quản lý các bên liên quan, là một quá trình chiến lược và có hệ thống nhằm xác định, phân tích, lập kế hoạch và thực hiện các hành động để tương tác hiệu quả với các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi […]

Đọc thêm

Wireframing & Prototyping

Wireframing    Là quá trình tạo ra bản phác thảo khung xương (blueprint) của giao diện người dùng (UI) để mô tả bố cục, vị trí các thành phần, và cách luồng thông tin được trình bày trên màn hình trước khi sản phẩm thực tế được phát triển. Là một trong những công cụ […]

Đọc thêm

Process Modeling

Còn được gọi là Mô hình hóa quy trình, là quá trình phân tích, mô tả và biểu diễn trực quan một quy trình nghiệp vụ bằng các ký hiệu, sơ đồ hoặc mô hình, để mọi người dễ hiểu, dễ trao đổi và cải thiện.   Trong Business Analysis, Process Modeling giúp BA và […]

Đọc thêm