Stakeholder Management

• Hay còn gọi là Quản lý các bên liên quan, là một quá trình chiến lược và có hệ thống nhằm xác định, phân tích, lập kế hoạch và thực hiện các hành động để tương tác hiệu quả với các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi một dự án hoặc hoạt động của doanh nghiệp.

• Là một chức năng cốt lõi trong quản lý dự án và phân tích kinh doanh (Business Analyst), vì sự thành công của một dự án phụ thuộc rất nhiều vào việc các bên liên quan có được lắng nghe, hiểu rõ và ủng hộ hay không.

Stakeholder là bất kỳ cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức nào:

• Bị ảnh hưởng bởi dự án.
• Có thể ảnh hưởng đến dự án (tích cực hoặc tiêu cực).
• Có quyền ra quyết định hoặc cấp nguồn lực.

Các bước chính trong Quản lý các bên liên quan

Quy trình quản lý các bên liên quan thường bao gồm 4 bước chính:

• Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders):

• Là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Cần lập danh sách tất cả những cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến dự án (dù tích cực hay tiêu cực) hoặc sẽ bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án.

Ví dụ:

• Bên liên quan nội bộ: Giám đốc điều hành, nhà tài trợ dự án (sponsor), quản lý dự án (project manager), đội ngũ phát triển, nhân viên, các phòng ban khác (marketing, kế toán, pháp chế).
• Bên liên quan bên ngoài: Khách hàng, người dùng cuối, nhà cung cấp, đối tác, cơ quan chính phủ, cộng đồng.

• Phân tích các bên liên quan (Analyze Stakeholders):

• Sau khi có danh sách, bạn cần phân tích để hiểu rõ từng bên liên quan. Các yếu tố cần phân tích bao gồm:

• Mức độ ảnh hưởng (Power): Họ có quyền lực gì đối với dự án? Họ có khả năng đưa ra quyết định hoặc thay đổi hướng đi của dự án không?
• Mức độ quan tâm (Interest): Mức độ quan tâm của họ đến dự án là cao hay thấp? Lợi ích của họ là gì?
• Thái độ: Họ ủng hộ, trung lập hay phản đối dự án?

• Công cụ thường dùng: Ma trận Power/Interest Grid (Biểu đồ quyền lực/quan tâm). Biểu đồ này giúp phân loại các bên liên quan thành 4 nhóm để có chiến lược tương tác phù hợp.

• Quyền lực cao – Quan tâm cao: Cần quản lý chặt chẽ.
• Quyền lực cao – Quan tâm thấp: Cần giữ họ hài lòng.
• Quyền lực thấp – Quan tâm cao: Cần thông tin thường xuyên.
• Quyền lực thấp – Quan tâm thấp: Chỉ cần theo dõi.

• Lập kế hoạch tương tác (Plan Stakeholder Engagement):

• Dựa trên kết quả phân tích, BA sẽ xây dựng một kế hoạch chi tiết về cách thức tương tác với từng nhóm bên liên quan.

• Kế hoạch này bao gồm:

• Nội dung truyền thông: Cần chia sẻ thông tin gì?
• Hình thức truyền thông: Họp mặt, email, báo cáo, bản tin, v.v.
• Tần suất: Cần cập nhật thông tin cho họ bao lâu một lần?
• Mục tiêu của việc tương tác: Cần họ làm gì? (ví dụ: phê duyệt, cung cấp thông tin, phản hồi).

• Thực hiện và giám sát (Manage & Monitor Engagement):

• Là bước thực thi kế hoạch đã đề ra. BA sẽ thường xuyên tương tác, giao tiếp và làm việc với các bên liên quan.
• Đồng thời, cần liên tục giám sát và đánh giá mối quan hệ. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh (ví dụ: bên liên quan bắt đầu phản đối hoặc thay đổi quan điểm), BA cần điều chỉnh chiến lược để giải quyết kịp thời.

Tầm quan trọng của Stakeholder Management

Quản lý các bên liên quan hiệu quả mang lại nhiều lợi ích:

• Đảm bảo sự thành công của dự án: Sự ủng hộ của các bên liên quan là yếu tố then chốt giúp dự án đi đúng hướng.
• Giảm thiểu rủi ro: Giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, các yêu cầu mâu thuẫn hoặc sự phản đối, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.
• Xây dựng niềm tin và mối quan hệ: Tạo dựng môi trường làm việc tích cực, tăng sự hợp tác và sự tham gia của mọi người.
• Cải thiện chất lượng quyết định: Thu thập ý kiến và đóng góp từ các bên liên quan giúp đưa ra các quyết định sáng suốt và toàn diện hơn.

Vai trò của Stakeholders

• Định hướng chiến lược

• Stakeholders đóng vai trò quan trọng trong việc định hình các chiến lược dài hạn và mục tiêu của doanh nghiệp. Các cổ đông và ban lãnh đạo cung cấp tầm nhìn chiến lược, trong khi nhân viên và đối tác đảm bảo thực thi hiệu quả. Ngoài ra, các Stakeholders bên ngoài như khách hàng và cộng đồng địa phương đưa ra phản hồi và kỳ vọng, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược để phù hợp với nhu cầu thị trường và xã hội. Điều này tạo ra sự cân bằng giữa lợi ích kinh doanh ngắn hạn và sự phát triển bền vững lâu dài.

• Thúc đẩy đổi mới và tạo ra giá trị

• Stakeholders là nguồn cảm hứng và động lực cho sự đổi mới trong doanh nghiệp. Khách hàng thúc đẩy cải tiến sản phẩm và dịch vụ thông qua phản hồi, trong khi các đối tác và nhà cung cấp đóng góp vào sự phát triển công nghệ và quy trình. Nhân viên, với kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn, đưa ra những ý tưởng sáng tạo giúp nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh. Khi tất cả các Stakeholders hợp tác chặt chẽ, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng được nhu cầu hiện tại mà còn có khả năng dẫn đầu xu hướng trong tương lai.

• Tăng cường uy tín

• Các Stakeholders, đặc biệt là cộng đồng địa phương và chính phủ, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì uy tín của doanh nghiệp. Sự hài lòng của khách hàng, sự tin tưởng từ đối tác và sự ủng hộ từ cộng đồng tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi và bền vững. Đồng thời, việc lắng nghe và tôn trọng ý kiến của Stakeholders giúp doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ lâu dài, từ đó củng cố giá trị thương hiệu và tăng khả năng chống

Các loại Stakeholders

Stakeholders được phân loại dựa trên vai trò, vị trí và mức độ ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Việc hiểu rõ từng loại Stakeholders giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược quản lý hiệu quả, từ đó đạt được sự cân bằng lợi ích và tạo ra giá trị lâu dài. 

• Internal Stakeholders (Stakeholders nội bộ)

• Là những cá nhân hoặc nhóm người trực tiếp tham gia vào hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Họ có mối quan hệ chặt chẽ với tổ chức và chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các quyết định chiến lược. Các Stakeholders nội bộ thường là trung tâm của mọi quyết định, bởi họ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và sự phát triển của tổ chức.

Những Stakeholders nội bộ phổ biến:

• Cổ đông (Shareholders): Những người sở hữu cổ phần của công ty, luôn mong muốn tối đa hóa lợi nhuận từ đầu tư.
• Ban lãnh đạo và quản lý: Họ là những người hoạch định chiến lược, điều hành hoạt động và đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra.
• Nhân viên: Đóng vai trò cốt lõi trong việc thực thi kế hoạch, tạo ra giá trị và duy trì sự vận hành liên tục của doanh nghiệp.

• External Stakeholders (Stakeholders bên ngoài)

• External Stakeholders bao gồm những cá nhân, tổ chức hoặc nhóm bên ngoài doanh nghiệp nhưng chịu ảnh hưởng hoặc có quyền lợi liên quan đến hoạt động kinh doanh.

• Khách hàng: Là trung tâm của mọi chiến lược kinh doanh, khách hàng quyết định sự thành công của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Nhà cung cấp và đối tác: Cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ hoặc hợp tác kinh doanh, góp phần đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả.
• Cộng đồng địa phương: Họ quan tâm đến trách nhiệm xã hội và tác động của doanh nghiệp đối với môi trường và cộng đồng xung quanh.
• Chính phủ và các tổ chức quản lý: Đưa ra các quy định, chính sách ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp hoạt động và phát triển.

• Direct và Indirect Stakeholders

• Stakeholders cũng có thể được phân loại dựa trên mức độ ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến doanh nghiệp:

• Direct Stakeholders (Stakeholders trực tiếp): Là những bên có sự tham gia rõ ràng vào các hoạt động hoặc quyết định của doanh nghiệp. 
• Indirect Stakeholders (Stakeholders gián tiếp): Là những bên không tham gia trực tiếp vào hoạt động của doanh nghiệp nhưng vẫn chịu tác động hoặc có quyền lợi liên quan.

Bài viết khác

Gitbook

   Là một nền tảng chuyên biệt được thiết kế để tạo và quản lý tài liệu một cách hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các đội ngũ phát triển phần mềm và dự án công nghệ. Nó kết hợp sức mạnh của hệ thống quản lý phiên bản Git với một giao diện […]

Đọc thêm

SharePoint

  Là nền tảng Microsoft SharePoint, giúp cho doanh nghiệp có thể cộng tác làm việc trên nền tảng web. Được Microsoft cho ra đời lần với mục đích chủ yếu là để lưu trữ và quản lý mọi tài liệu của doanh nghiệp, nhưng SharePoint ngày càng được phát triển để sử dụng một […]

Đọc thêm

Confluence

Là việc sử dụng nền tảng Confluence (của Atlassian) để tạo, lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu dự án theo dạng wiki nội bộ, được dùng như một hub tài liệu tập trung để tất cả thành viên và stakeholders có thể truy cập, cập nhật và cộng tác trong suốt vòng […]

Đọc thêm

Notion

Là một ứng dụng quản lý công việc đa năng, hỗ trợ người dùng trong việc ghi chú, theo dõi nhiệm vụ, quản lý dự án, xây dựng wiki và lưu trữ cơ sở dữ liệu trong cùng một nền tảng. Là một ứng dụng viết ghi chú, nhưng nếu biết cách sử dụng, người […]

Đọc thêm

Wireframing & Prototyping

Wireframing    Là quá trình tạo ra bản phác thảo khung xương (blueprint) của giao diện người dùng (UI) để mô tả bố cục, vị trí các thành phần, và cách luồng thông tin được trình bày trên màn hình trước khi sản phẩm thực tế được phát triển. Là một trong những công cụ […]

Đọc thêm

Process Modeling

Còn được gọi là Mô hình hóa quy trình, là quá trình phân tích, mô tả và biểu diễn trực quan một quy trình nghiệp vụ bằng các ký hiệu, sơ đồ hoặc mô hình, để mọi người dễ hiểu, dễ trao đổi và cải thiện.   Trong Business Analysis, Process Modeling giúp BA và […]

Đọc thêm